อยู่ในยุค 4.0 เช่นนี้ ต้องใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ ยิ่งในช่วงของการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด19 ช่วงที่ผ่านมา ทำให้หลายองค์กรและหน่วยงานต่างๆ หันมามองหา Program หรือ Platform ออนไลน์ ที่ให้การทำงานสะดวกมากยิ่งขึ้น เพื่อลดการพบปะหรือสัมผัสกันให้น้อยลงนั่นเอง
“การทำแบบสอบถาม” หรือ “แบบสำรวจ” เป็นอีกหนึ่งเรื่องสำคัญที่หน่วยงานหลายภาคส่วนมีความจำเป็นต้องใช้ ไม่เว้นแม้แต่หน่วยงานภาคการศึกษา ที่ต้องมีการวัดผลหรือการจัดทำข้อสอบออนไลน์ เพราะฉะนั้น ในยุคนี้ จึงหมดยุคของการทำแบบสอบถาม ด้วยการปริ้นท์เอกสารเป็นปึ้งๆ เพื่อนำไปเดินจำหน่ายจ่ายแจกให้กับกลุ่มเป้าหมายกันแล้วนะคะ เพราะปัจจุบันสามารถใช้โปรแกรม Microsoft Forms เข้ามาช่วยในเรื่องนี้ได้อย่างง่ายดาย เรามาดูขั้นตอนและประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้โปรแกรมนี้กันค่ะ
ไมโครซอฟท์ ฟอร์ม (Microsoft Forms) เป็นโปรแกรมที่อยู่ในไมโครซอฟท์ 365 (Microsoft 365) ในปัจจุบันหลายองค์กรได้มีการลงโปรแกรมนี้ให้กับพนักงานได้ใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ มากยิ่งขึ้น สำหรับท่านใดที่ไม่ได้ทำงานอยู่ในองค์กร แต่มีบัญชีของ Microsoft 365 อยู่แล้ว ก็สามารถสมัครเพื่อลงโปรแกรมในเครื่องได้เลยค่ะ
ประโยชน์ของ Microsoft Forms ที่หลายคนอาจยังไม่เคยรู้
- ช่วยทำแบบสอบถามออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย และหลากหลาย
ผู้ใช้สามารถออกแบบแบบสอบถามหรือแบบสำรวจได้ด้วยตนเอง สามารถใส่ภาพต่างๆ ใส่สีสันได้ในรูปแบบที่ต้องการ ทั้งคำถามในรูปแบบของการเลือกตอบ (Choice) หรือการแสดงความคิดเห็น(Comment) แต่เพียงอย่างเดียว
ผู้ออกแบบ สามารถตั้งค่าให้ผู้ตอบคำถามเลือกตอบตามข้อได้ตรงตามความต้องการ ด้วยการตั้งค่าให้ข้อใดเป็นการการบังคับตอบ หรือข้อใดที่ไม่บังคับ อีกทั้งยังสามารถข้ามข้อที่ไม่มีความเกี่ยวข้องไปได้ รวมถึงยังสร้างความปลอดภัยให้กับผู้ตอบแบบสอบถามได้อีกด้วยในทางหนึ่ง ด้วยวิธีที่ไม่ยุ่งยากแม้แต่น้อย
- สามารถสร้างลิงก์ หรือสร้าง QR Code ให้กับกลุ่มเป้าหมายเพื่อร่วมทำแบบสอบถาม
เมื่อออกแบบชุดรูปแบบคำถามเสร็จ ผู้สร้างแบบสอบถามสามารถส่งลิงก์หรือ QR Code ให้กับกลุ่มเป้าหมายได้เลยโดยตรง ซึ่งผู้ตอบแบบสอบถามสามารถเข้าร่วมได้ด้วยการคลิกไปยังลิงก์และดำเนินการผ่านระบบคอมพิวเตอร์ หรือ scan ผ่านมือถือ Smart phone ได้เลย โดยผู้ตอบแบบสอบถามไม่จำเป็นต้องลง Microsoft Forms มาก่อน
- ตั้งเวลาระยะเวลาเปิด – ปิด สำหรับชุดรูปแบบคำถามเหล่านั้นได้
ผู้จัดทำแบบสอบถาม ไม่ต้องปวดหัวกับการตามล่าตามเก็บเอกสารให้ครบภายในเวลาที่กำหนดอีกต่อไป แถมยังไม่ต้องกังวลว่าจะมีกลุ่มเป้าหมายทำเกินเวลาหรือไม่ เพราะ Microsoft Forms สามารถตั้งเวลาปิด-ปิดการทำแบบสอบถามชุดต่างๆ เหล่านั้นได้ด้วย สะดวกสำหรับการจัดการช่วงเวลาได้ดีเลยทีเดียว
- สร้างทีมผู้ดูแลและติดตามผลลัพธ์ของแบบสอบถามได้หลายคนตามต้องการ
ในการทำแบบสอบถามผ่าน Microsoft Forms แต่ละครั้ง ผู้ออกแบบสามารถให้สิทธิ์กำหนดทีมงานร่วม ที่สามารถเข้ามาแก้ไขหรือติดตามผลลัพธ์ได้ตามความต้องการ เพียงแค่การระบุอีเมล์ของทีมงาน ก็สามารถมีผู้ดูแลร่วมได้อย่างง่ายดาย
- สามารถทำซ้ำกับแบบสอบถามชุดได้เลย โดยไม่ต้องสร้างใหม่ให้เสียเวลา
หากผู้จัดทำแบบสอบถาม ต้องการใช้ชุดคำถามเดิมหรือคล้ายเดิมสำหรับการจัดทำแบบสอบถามในครั้งถัดไป ไม่ต้องออกแบบหรือพิมพ์ใหม่ให้เสียเวลา สามารถคัดลอกชุดคำถามเดิม เพื่อนำไปแก้ไขหรือออกแบบเพิ่มเติมได้เลย ซึ่งสามารถช่วยลดเวลาในการทำแบบสอบถามแค่ละครั้งได้ดีจริงๆ
- ไม่ต้องเสียเวลาจัดทำเป็นเอกสาร ลดต้นทุนให้กับองค์กร
เมื่อเราจัดทำแบบสอบถามในรูปแบบออนไลน์ได้แล้ว ก็ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดทำในรูปแบบของเอกสาร (Hard Copy) ให้ยุ่งยากอีกต่อไป ไม่ต้องใช้กระดาษและน้ำหมึก ไม่ต้องเสียเวลานั่งรอหรือปริ้นท์ให้ได้ตามจำนวน ไม่ต้องมีคนในการเดินแจกจ่ายให้กับกลุ่มเป้าหมาย ลดการสูญเสียทั้งในเรื่องของเวลา ต้นทุน และทรัพยากรที่เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี
- ง่ายต่อการรวมรวม วิเคราะห์ข้อมูลและประเมินผล
Microsoft Forms สามารถรวบรวมและสรุปผลของแบบสอบถามหรือแบบสำรวจให้คุณได้เลยแบบเรียลไทม์ (Real Time) โดยไม่ต้องมีคนไปตามรวบรวมหรือเก็บเอกสารกลับมาให้ปวดหัว ไม่ต้องมานั่งคีย์ผลจากการสำรวจทีละฉบับเพื่อทำสรุป เพราะ Microsoft Forms จะวิเคราะห์และสรุปผลออกมาในรูปแบบของ Chart ได้คุณเห็นได้อย่างชัดเจนในแต่ละหัวข้อกันเลยทีเดียว
คุณสามารถเช็คความคืบหน้าได้อย่างต่อเนื่อง ดูจำนวนคนที่เข้ามาทำแบบสอบถามให้กับคุณโดยไม่ต้องมานั่งนับจำนวนกระดาษให้เมื่อย สามารถดูทิศทางของคำตอบเพื่อคาดคะเน ได้อย่างง่ายดายในโปรแกรมเดียว เรียกได้ว่าคุณแทบไม่ทำสรุปอะไรเลย เพราะ Microsoft Forms นั้น ได้ประมวลผลให้คุณเรียบร้อยแล้วอย่างเสร็จสรรพ
- สามารถจัดเก็บข้อมูลดิบได้ในรูปแบบของ Excel เพื่อนำไปวิเคราะห์เพิ่มเติมได้
หากการประมวลผลและการรูปแบบของสรุปใน Microsoft Forms ไม่ถูกใจ หรือคุณต้องการฐานข้อมูลดิบ (Raw Data) เพื่อนำไปใช้ในการจัดเก็บและประมวลผลต่อเพิ่มเติมก็สามารถทำได้เช่นกัน ด้วยการดาวน์โหลดเป็นไฟล์ Ms. Excel และนำฐานข้อมูลเหล่านั้นไปจัดเก็บแยกไว้ในเครื่อง เพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินการขั้นถัดไปได้เลย
อย่างไรก็ตาม แม้ว่า Microsoft Forms จะเหมาะสมเป็นอย่างยิ่งในการช่วยทำแบบสอบถามออนไลน์ แต่ก็มีข้อระวังในช่วงของการออกแบบ ควรต้องมีการทดลองหรือตรวจสอบรายละเอียดทุกข้อให้เป็นไปตามที่ต้องการอย่างถูกต้อง ก่อนปล่อยออกไปให้กับผู้ร่วมตอบแบบสอบถามได้ตอบจริงเสมอ เนื่องจากหากมีการแก้ไข หรือลบข้อใดข้อหนึ่งในช่วงระหว่างที่เปิดให้มีการตอบแบบสอบถามอยู่แล้วล่ะก็ มีโอกาสเป็นอย่างยิ่ง ที่จะทำให้ไฟล์ฐานข้อมูลมีการผิดเพี้ยนไป ไม่ตรงตามที่ต้องการนั่นเองค่ะ
ในความเห็นส่วนตัวของผู้เขียน ก็ยังคงมองว่า Microsoft Forms เป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์เป็นอย่างมาก และช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการทำแบบสอบถามได้ดีเลยทีเดียว อีกทั้งในปัจจุบัน หลายสถาบันการศึกษา ได้มีการนำไปปรับใช้ในการออกแบบข้อสอบแบบออนไลน์ได้อีกด้วย ใครที่ยังไม่เคยลองใช้ ลองศึกษาและนำมาใช้กันดูนะคะ รับรองได้เลยว่าคุณจะไม่ผิดหวังจากโปรแกรมนี้อย่างแน่นอน