เมื่อใกล้ถึงวันหยุดยาว เชื่อว่าคนทำงานส่วนใหญ่ต้องมีแผนที่จะเคลียร์งานค้างให้ได้มากที่สุด การวางแผนทำงานในช่วงนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะจะได้มีเวลาเคลียร์งานที่ค้างอยู่ หรืองานเร่งด่วนที่ต้องทำให้เสร็จ เมื่อวันหยุดยาวสิ้นสุดลงจะได้พักอย่างเต็มที่ ดังนั้น เพื่อให้ทุกคนได้ใช้เวลาพักผ่อนในช่วงวันหยุดยาวแบบไม่ต้องกังวล ขอแนะนำ 11 วิธีการเคลียร์งานให้ทันเพื่อวันพักผ่อนที่สบายใจที่สุด มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง
11 วิธีเคลียร์งานให้ทัน เพื่อวันพักผ่อน
1.จดรวมงานที่ควรทำให้ทัน
การจดบันทึกงานต่าง ๆ อย่างชัดเจน จะช่วยให้เคลียร์งานแต่ละชิ้นได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยจัดระเบียบความคิดได้ดีในช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวายก่อนวันหยุดยาว หลาย ๆ คนมักประสบปัญหาไม่รู้ว่าควรทำอะไรก่อนหรือหลัง เนื่องจากสัปดาห์สุดท้ายก่อนวันหยุดยาว มักเต็มไปด้วยงานมากมายจนไม่รู้ว่างานไหนควรทำก่อน และงานไหนจะทำทีหลัง ดังนั้น ขอแนะนำให้สละเวลาจดบันทึกงานต่าง ๆ อย่างชัดเจน อาจเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน พร้อมรายละเอียดงานที่ต้องทำ การจดบันทึกประเภทนี้จะช่วยให้รู้ว่าต้องทำอะไรในวันนี้ เพื่อให้ทันกำหนดเวลา ทำให้รู้ว่าต้องทำงานใดต่อไปหลังจากทำงานก่อนเสร็จไปแล้ว จะช่วยให้ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
2.จัดลำดับความสำคัญของแต่ละงาน
จัดลำดับความสำคัญของแต่ละงานเป็นสิ่งสำคัญ วิธีที่นิยมใช้กันในการจัดลำดับความสำคัญของงานเร่งด่วน จะแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทหลัก ดังนี้
- งานที่สำคัญและเร่งด่วน
- งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
- งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
- งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของงานแล้ว ให้เริ่มต้นด้วยการเคลียร์งานในหมวดแรก ซึ่งเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุด จากนั้นวางแผนและจัดสรรเวลาสำหรับงานในหมวดที่ 2 งานในหมวดที่ 3 อาจได้รับมอบหมายหรือขอความช่วยเหลือจากผู้อื่น ในขณะที่งานในหมวดที่ 4 อาจถูกเลื่อนออกไปหรือยกเลิกไป
3.เริ่มจากงานเก่าที่สุดที่ค้างอยู่
งานเก่าในที่นี้หมายถึงงานที่สะสมมานาน ไม่เสร็จสักที! ซึ่งอาจเป็นเพราะยังไม่ถึงกำหนดส่ง หรือเพราะไม่มีอารมณ์จะทำ หากงานเหล่านี้กองพะเนินมาเป็นเวลานาน ถึงเวลาแล้วที่จะเริ่มลงมือทำในช่วงวันหยุดยาวที่จะมาถึงนี้ การไม่จัดการงานเหล่านี้ให้เรียบร้อยก่อนวันหยุดยาว อาจขัดขวางการพักผ่อนของคุณได้ เนื่องจากภาระงานที่ยังไม่เสร็จอาจกดดันคุณอย่างหนัก ดังนั้น หากมีงานที่ยังค้างอยู่เป็นเวลานาน แม้ว่าจะยังไม่ถึงกำหนดส่ง แนะนำให้ทำเสร็จก่อนวันหยุดยาว รับรองว่าการพักผ่อนของคุณในจะเป็นช่วงเวลาที่สนุกสนานและไร้กังวล
4.บริการเวลาแต่ละงานให้เหมาะสม
เมื่อต้องเผชิญกับปริมาณงานหนัก การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นกุญแจสำคัญในการทำงานให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคยอดนิยมอย่างหนึ่งที่หลายคนใช้ คือ วิธี Pomodoro ซึ่งเกี่ยวข้องกับการแบ่งงานออกเป็นช่วงละ 25 นาที โดยมีช่วงพักสั้น ๆ 5 นาทีระหว่างนั้น นอกจากนี้ การพักนานขึ้นประมาณ 15-20 นาทีทุก 2 ชั่วโมง จะช่วยให้มีสมาธิและชาร์จพลังได้ในระหว่างทำงานที่ยาวนาน ในช่วงพัก คุณสามารถเปลี่ยนบรรยากาศด้วยการพักสายตา หรือทำกิจกรรมดูแลตัวเองง่าย ๆ ที่ทำได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่นาที การพักเป็นระยะ ๆ และค่อย ๆ เพิ่มระยะเวลาพัก จะช่วยให้สมองได้รีเซ็ตและเตรียมพร้อมสำหรับงานถัดไป วิธีนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้จดจ่อได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเครียดจากการทำงานหนักเป็นเวลานานอีกด้วย
5.ทำทีละงานอย่างมีขอบเขต
หลาย ๆ คนอาจคิดว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน จะช่วยให้ทำงานเสร็จเร็วขึ้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน อาจลดประสิทธิภาพและนำไปสู่ข้อผิดพลาดได้ง่าย เมื่อคุณพยายามทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน สมองของคุณจะต้องสลับไป-มาระหว่างงานต่าง ๆ ทำให้คุณเสียสมาธิและใช้เวลานานขึ้นในการทำแต่ละงานให้เสร็จ ดังนั้น วิธีที่ดีที่สุด คือ การโฟกัสทีละงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณมีสมาธิและลดสิ่งรบกวน ซึ่งจะส่งผลให้ทำงานได้เร็วและมีคุณภาพสูงขึ้น
6.นำเวลาว่างมาร่วมทำงาน
เทคนิคนี้อาจต้องใช้ความอดทนเล็กน้อย โดยเฉพาะกับผู้ที่ชื่นชอบการส่องโซเชียลมีเดีย ในช่วงเคลียร์งานหลังจากหยุดยาว ขอแนะนำให้ทุ่มเวลาให้กับงานมากที่สุด เพียงแค่พักกินข้าวหรือพักผ่อนก็เพียงพอแล้ว ดังนั้น สำหรับผู้ที่ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการไถหน้าจอโทรศัพท์ ไม่ว่าจะเป็นการเล่น Facebook, TikTok, Instagram หรือติดตามเทรนด์ Twitter ให้ลองจัดสรรเวลาไปกับการเคลียร์งานแทน รับรองว่างานหลาย ๆ อย่างจะเสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้เวลากับโซเชียลมีเดียทุกวัน กินเวลาค่อนข้างมากสำหรับแต่ละคน และหลายคนไม่รู้ว่าตัวเองใช้เวลาไปกับกิจกรรมเหล่านี้กี่ชั่วโมงต่อวัน หากคุณต้องการรู้ว่าพฤติกรรมการใช้โซเชียลของคุณใช้เวลาไปเท่าไหร่ต่อวัน ให้ลองตั้งค่า Screen Time ในโทรศัพท์ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณรู้รายละเอียดว่าคุณเปิดและใช้งานแอปพลิเคชันใดบ้างตลอดทั้งวัน
7.ใช้เทคโนโลยีมาช่วย
ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย ซึ่งปัจจุบันมีแอปพลิเคชันมากมาย ที่ออกแบบมาเพื่อให้จัดการงานง่ายขึ้น เช่น เครื่องมือช่วยให้คุณสร้างรายการงาน กำหนดลำดับความสำคัญของงาน ตั้งกำหนดเวลา และติดตามความคืบหน้าจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันและการสื่อสารเป็นทีมราบรื่น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับจัดการงานในรูปแบบแดชบอร์ด โดยแบ่งงานออกเป็นคอลัมน์ตามสถานะ หรือแอปฯ สำหรับจัดการงานที่มีขั้นตอนโดยละเอียดและซับซ้อน ช่วยให้คุณสร้างโครงการและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมได้ง่ายขึ้น
8.จัดเวลาพักเป็นระยะ
แม้ว่าการพักเบรกระหว่างเคลียร์งานอาจดูเหมือนเป็นการเสียเวลา แต่สิ่งสำคัญคือต้องไม่ลืมว่าร่างกายต้องการเวลาพักผ่อน แม้แต่คนที่มีร่างกายแข็งแรงก็ยังต้องการช่วงเวลาพักผ่อน เพื่อให้แน่ใจว่าการเคลียร์งานก่อนหยุดยาวจะไม่ส่งผลเสียต่อสุขภาพ ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎการทำงาน 50 นาที และพัก 10 นาที ซึ่งหมายความว่าสำหรับทุก ๆ ชั่วโมงที่ทำงาน คุณควรพักเบรกสั้น ๆ 10 นาที ในช่วงเวลาพักเหล่านี้ คุณสามารถยืดเส้นยืดสาย พักสายตา ดื่มกาแฟ หรือกินของว่าง เพื่อให้ร่างกายสดชื่น การพักเบรกนี้ส่งผลดีต่อสุขภาพกายและใจ ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเตือนตัวเองว่าการทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อทั้งร่างกายพร้อม!
9.ทำงานยากในช่วงที่มีพลังมากที่สุด
แต่ละวันและแต่ละคน อาจมีสมาธิและพลังงานในการทำงานที่แตกต่างกัน บางคนอาจรู้สึกกระตือรือร้นในตอนเช้า ในขณะที่บางคนอาจทำงานได้ดีที่สุดในตอนกลางคืน การระบุช่วงเวลาเหล่านี้ จะช่วยให้คุณใช้ศักยภาพของตัวเองได้อย่างเต็มที่ วิธีหนึ่งในการระบุช่วงเวลาที่ดีที่สุดของคุณ คือ การสังเกตเวลาที่คุณรู้สึกตื่นตัว สร้างสรรค์ และมีประสิทธิภาพ รวมถึงเวลาที่คุณรู้สึกเหนื่อยล้าและไม่มีสมาธิ เมื่อคุณระบุเวลาที่เหมาะสมของคุณได้แล้ว ให้วางแผนจัดการงานสำคัญ งานยากในช่วงเวลาดังกล่าว เพื่อใช้พลังงานและสมาธิของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด
10.ไปทำงานให้เร็วกว่าเดิม
การมาทำงานก่อนเวลาปกติ ช่วยให้เราจัดการงานต่าง ๆ ที่อาจค้างไว้ระหว่างที่หยุดยาวได้ ทั้งยังช่วยให้ตรวจสอบอีเมล์ได้ว่ามีงานที่ยังไม่ได้ส่งมาหรือไม่ และยังช่วยให้รู้ความคืบหน้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นขณะที่คุณไม่อยู่ หรือใครบ้างที่อาจรอให้คุณส่งงานให้ การปฏิบัตินี้ช่วยให้จัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และจัดระเบียบงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
11.จบงานดึกหน่อยก็ไม่เป็นไร
ถ้าคุณไม่สามารถจัดการงานได้อย่างรวดเร็วตามที่แนะนำข้างต้น และยังมีเวลาไม่เพียงพอ 8 ชั่วโมงต่อวัน ตามเวลาทำงาน นี่คือทางเลือกสุดท้ายก่อนที่จะหยุดพักจริง ๆ วิธีที่ง่ายที่สุด คือ การทบทวนตัวเองและเพิ่มเวลา เพื่อให้การทำงานไหลลื่นโดยไม่รู้สึกมีภาระ โดยแนะนำให้เปิดคอมพิวเตอร์ที่บ้านในตอนเช้า เพื่อเคลียร์งานของคุณ แต่ถ้าคุณไม่ชอบความวุ่นวายและชอบทำงานเงียบ ๆ เพราะไม่มีสมาธิในตอนบ่าย การทำงานที่บ้านต่ออีกชั่วโมงหรือ 2 ชั่วโมงอาจจะดีกว่า หากเวลาเอื้ออำนวย ให้จัดการตามเทคนิค งานที่รออยู่จะจบลงอย่างไรสบายใจ แต่ทั้งนี้ให้ดูสัญญาณร่างกายของคุณด้วย อย่าเพิ่มเวลาทำงานจนดึกมากเกินไป เพราะสุขภาพอาจเสียหายได้ง่าย
มีหลายวิธีในการเคลียร์งานให้มีประสิทธิภาพ แต่สิ่งสำคัญคือการเลือกเทคนิคที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานและไลฟ์สไตล์ของคุณ เพื่อให้ปรับตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุผลงานสูงสุด ในระยะเริ่มต้น อาจเป็นประโยชน์ที่จะทดลองและปรับวิธีการทีละน้อย เพื่อค้นพบสูตรสำเร็จในการเคลียร์งานที่เหมาะสม และนำไปสู่ผลลัพธ์การทำงานที่สมบูรณ์แบบ พร้อมทำให้วันหยุดยาวของคุณสบายใจอย่างที่สุด